Een vergaderruimte of zaal huren in de bibliotheek

Veel bibliotheken verhuren ruimtes: van een kleine vergaderruimte voor vier personen tot een zaal voor een lezing of bijeenkomst. Verenigingen, buurtinitiatieven, bedrijven en particulieren kunnen er terecht. Prijzen, voorwaarden en faciliteiten verschillen per bibliotheek; je reserveert via de website of de klantenservice van de bibliotheek.

Wat kun je huren?

Het aanbod hangt af van de grootte van de vestiging. Gangbaar zijn:

• kleine vergaderruimtes voor overleg met een paar mensen, vaak met scherm of whiteboard;
• groepsruimtes en studiecellen, handig voor studenten die samen aan een project werken;
• grotere zalen of theaterruimtes voor lezingen, presentaties, voorstellingen of feestelijke bijeenkomsten;
• werkplekken of flexplekken voor zzp'ers, in sommige bibliotheken;
• ruimtes in de makerspace voor workshops, met of zonder apparatuur.

Grote centrale bibliotheken hebben vaak een uitgebreid aanbod met catering en technische ondersteuning. Kleine vestigingen hebben soms één ruimte die buiten openingstijden beschikbaar is.

Voor wie?

• Verenigingen en stichtingen, voor een ledenvergadering of bestuursoverleg.
• Buurtinitiatieven en maatschappelijke organisaties, vaak met een gereduceerd tarief.
• Bedrijven en zzp'ers, voor een klantgesprek, training of teamdag.
• Studenten, voor groepswerk; zie studieplekken.
• Particulieren, bijvoorbeeld voor een boekpresentatie of een leesclubavond. Zie ook leesclub.

Sommige bibliotheken geven voorrang of korting aan activiteiten die passen bij hun maatschappelijke rol, zoals educatie, cultuur en ontmoeting.

Zo reserveer je

1. Zoek je bibliotheek via het overzicht van bibliotheken.
2. Zoek op de website naar "Zaalverhuur", "Ruimte huren" of "Vergaderen".
3. Kies een ruimte op basis van het aantal personen, de opstelling en de faciliteiten.
4. Vraag een offerte aan of reserveer direct online.
5. Bevestig en betaal volgens de voorwaarden van de bibliotheek.

Reserveer ruim op tijd: populaire ruimtes zijn vooral op doordeweekse avonden en in het najaar snel bezet.

Waar let je op?

• Faciliteiten: is er een beamer of groot scherm, wifi, een geluidsinstallatie of een whiteboard? Zie ook wifi en computers.
• Catering: mag je zelf koffie en eten meenemen, of moet je catering van de bibliotheek of het café afnemen?
• Toegankelijkheid: is de ruimte bereikbaar voor rolstoelgebruikers, en is er een ringleiding voor slechthorenden?
• Tijden: kun je buiten de openingstijden van de bibliotheek terecht?
• Annuleren: tot wanneer kun je kosteloos annuleren?
• Openbaarheid: sommige bibliotheken vragen bij openbare bijeenkomsten om een aankondiging of stellen eisen aan de inhoud, zoals geen commerciële verkoop of politieke campagnebijeenkomsten.

Wat kost het?

De tarieven verschillen per bibliotheek, per ruimte en per soort huurder. Vaak geldt een uurtarief of dagdeeltarief, met een lager tarief voor maatschappelijke organisaties. Deze gids vermeldt bewust geen prijzen; vraag een offerte aan bij de bibliotheek.

Een eigen activiteit organiseren

Wil je een activiteit organiseren die past bij de bibliotheek, zoals een lezing, een taalcafé of een workshop? Dan kun je de bibliotheek ook vragen om samen te werken in plaats van alleen een ruimte te huren. De bibliotheek kan je activiteit dan opnemen in de agenda. Zie lezingen en evenementen.

Alternatieven voor een gehuurde ruimte

Niet elke bijeenkomst heeft een aparte ruimte nodig. Voor een kort overleg met twee of drie mensen kun je vaak gewoon aan een tafel in de open ruimte of in het café van de bibliotheek zitten, zolang je anderen niet stoort. Voor stil werken zijn er studieplekken. Organiseer je een activiteit die past bij het programma van de bibliotheek, zoals een leesclub of een taalgroep, vraag dan of de bibliotheek een ruimte kosteloos beschikbaar stelt in ruil voor openstelling voor het publiek.

Checklist voor de dag zelf

1. Meld je bij aankomst bij de balie of de contactpersoon.
2. Test de beamer of het scherm voordat de deelnemers komen.
3. Laat deelnemers weten hoe ze de ruimte vinden, zeker in een groot gebouw.
4. Laat de ruimte achter zoals je haar aantrof en meld eventuele schade.

Veelgestelde vragen

Kan ik een ruimte in de bibliotheek huren?

Bij veel bibliotheken wel. Je reserveert via de website of de klantenservice. Het aanbod verschilt per vestiging.

Moet ik lid zijn om een ruimte te huren?

Meestal niet. Zaalverhuur staat los van het lidmaatschap. Studenten die een groepsruimte willen reserveren, hebben soms wel een pas nodig.

Kan ik een studieruimte gratis reserveren?

Bij sommige bibliotheken kun je een groepsruimte voor studie gratis of goedkoop reserveren, soms alleen met een pas. Kijk op de site van je bibliotheek.